SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas adalah salah
satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta
tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena
surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat
instansi, pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di
samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat
jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam
arti bukan oleh suatu organisasi swasta.
B.
Jenis-jenis Surat Dinas
Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas
adalah sebagai berikut :
a.
Surat Permohonan
Surat
permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu
seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan
peminjaman sesuatu.
Surat
permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural
organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih
rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat
permohonan harus disebutkan pokok-pokok berikut.
•
Identitas pemohon
•
Isi permohonan.
•
Tujuan dan alasan pemohon.
•
Batas waktu maksimal untuk
menjawab permohonan.
•
Pernyataan kesungguhan
dalam memohon.
b.
Surat Pemberitahuan
Surat
pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang
perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk
surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :
•
Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
•
Bagian isi, berisi rincian,
uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
•
Bagian penutup, berisi
harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
c.
Surat Keterangan
Surat
keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik,
surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan
surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau
pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang
berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus
disebutkan :
•
Data pribadi dan jabatan
pihak yang membuat keterangan.
•
Data pribadi pihak yang
diterangkan.
•
Isi keterangan.
•
Keterangan tanggal
berlakunya surat.
•
Pernyataan bahwa keterangan
yang dibuat adalah benar.
d.
Memo dan Nota Dinas
Memo
merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo
atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan
suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh
perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah
kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
C. Cara Menulis Surat Dinas
Dalam Surat Dinas walaupun
pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang
resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku,
sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :
•
Kepala
Surat
•
Nomor
•
Hal
•
Lampiran
•
Tanggal
Pembuatan Surat
•
Alamat
yang dituju
•
Salam
pembuka (tidak harus ada)
•
Isi
surat
•
Salam
penutup (tidak selalu ada)
•
Nama
terang, tanda tangan pengirim surat
•
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas
Untuk menghindari kesalahan
penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui
tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :
•
Penulisan
tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah
tercantum pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu
diikuti tanda baca apapun.
•
Apabila
dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi,
pelampiran tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada
yang dilampirkan berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan
langsung pada Nomor Surat dan Perihal.
•
Bagian
hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang
akan dibahas di dalam surat.
•
Penulisan
alamat surat sebagai berikut.
•
Penulisan
alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada
karena sudah jelas bahwa alamat yang
ditulis adalah alamat yang dituju.
Contoh penulisan yang
dianjurkan
Yth.
Direktur Personalia PT Makmjr Sejati
Jalan
Ahmad Yani Nomor 50
Surabaya
•
Penulisan
sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar,
pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.
Contoh penulisan yang tidak
dianjurkan:
Yth. Bapak Drs. Sihar
Ramses Simaputang
Contoh penulisan yang
dianjurkan:
Yth. Bapak Sihar Ramses
Simaputang
•
Salam
pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini
ditulis sebagai berikut.
Misalnya: dengan hormat,
Namun demikian,
sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim,
hormat, resmi dan tidak berlebihan.
•
Kalimat
pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan
surat, seperti contoh berikut.
•
Menyambung
surat kami tanggal . . . No . . .
•
Dengan
ini kami beritahukan bahwa . . .
•
Isi
surat jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya
singkat dan jelas.
•
Salam
penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.
•
Huruf
pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf capital.
•
Pada
akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma.
D. Contoh Surat Dinas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI CILAMAYA
Jln. Raya Sukatani No. 15, Cilamaya, Karawang 41384
Karawang, 12 Maret 2007
Nomor : 325 /OSIS/07
Lampiran :
satu lembar
Hal : Undangan
Yth. Ir. Jaja Saputra
Jln. Raya Cilamaya No. 11
Cilamaya Karawang
Dengan
hormat,
Dalam rangka meningkatkan
kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan, khususnya daerah pantai,
kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau
(mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan
memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu, 17 Maret 2007
Waktu
: Pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB
Tempat
: Aula SMA Negeri Cilamaya
Atas perhatian dan
partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
Ketua
OSIS
Agus Nurzaman
Tembusan:
- Kepala SMA Negeri Cilamaya
- Wakasek Kesiswaan SMA Negeri Cilamaya 39 Lingkungan
0 Comments
Post a Comment